یکی از تولیدکنندگان فعال صنعت پارچه، پس از سه سال فعالیت پایدار، در سال گذشته تجربهٔ رشدی چشمگیر (معادل ۳٫۵ برابر افزایش عملکرد تولید و فروش) را پشت سر گذاشت.
اما این رشد سریع با مسائل جدی عملیاتی همراه شد. مدیرعامل که به دنبال تداوم مسیر رشد بود، با مجموعهای از چالشها مواجه شد:
- افزایش خطا در تولید و بالا رفتن درصد پارچههای مرجوعی
- حذف یا انجام ناقص برخی فعالیتهای ضروری و در مقابل، دوبارهکاری در بخشهای کماهمیتتر
- افزایش خطا در ارسال سفارشها
- ناهماهنگی میان واحد مالی و فروش در وصول مطالبات
- عدم همراستایی میان واحد تولید و فروش در جزئیات سفارشها
با وجود این نشانهها، فرض مدیرعامل بر این بود که: افزودن یک نرمافزار مدیریت سازمانی (ERP) میتواند راهحل اصلی باشد. اما بررسیهای هارمونیک، مساله را بهگونهای دیگر تعریف میکرد.
کشف / DISCOVER
در فاز کشف، مصاحبه با اعضای کلیدی سازمان، تحلیل دادههای فروش، تولید و انبار، و بررسی جریان اطلاعات بین واحدها انجام شد. مسالهی اصلی، فناوری یا نرمافزار نبود، بلکه، ساختار و فرایندهای سازمانی، در مقیاس جدید کارایی خود را از دست داده بودند.
فرایندهایی که در دوران ابتدایی فعالیت (با تیمی شامل ۲۰ نفر در واحد اداری و ۷۰ نفر در تولید) طراحی شده بودند، حالا باید برای سازمانی با ۳۷ نفر در اداری و ۱۵۳ نفر در تولید عمل میکردند. این تغییر ابعاد بدون بازطراحی فرایندها، پیامدهای مشخصی داشت:
- پیچیدگی و تداخل در وظایف
- از بین رفتن شفافیت در تصمیمگیری
- بیاثر شدن کنترلهای کیفی
- افزایش زمان و خطاهای ارتباطی بین واحدها
به این ترتیب، اولویت از «خرید نرمافزار» به سمت بازنگری بنیادین فرایندهای کسبوکار تغییر یافت.
طراحی / DESIGN
پس از شفافسازی صورتمسئله، راهکار در دو مسیر مکمل تعریف شد:
- بازطراحی و مقیاسپذیر کردن فرایندهای کلیدی ، بهگونهای مقیاسپذیر
- استفاده از نرمافزارهای سازمانی موجود در بازار، اما بر مبنای فرایندهای اصلاحشده
تحویل / DISCOVER
برای این منظور، تیم هارمونیک با همکاری مدیران و کارشناسان سازمان نقشهٔ فرایندهای موجود (As-Is) را مستندسازی کرد و هر فرایند بر اساس دو محور اثربخشی عملیاتی و اهمیت کسبوکاری در ماتریس تصمیمگیری اولویتبندی شد.
در مرحلهٔ بعد، بر اساس شاخصهای کلیدی موفقیت سازمان و استراتژی رشد بلندمدت، چارچوب استاندارد BPMN 2.0 برای بازطراحی انتخاب گردید. و فرایندهای بهینه شده (To-Be) با مشارکت واحدهای مختلف طراحی، مستندسازی و همراه با شناسنامه فرایند و دستورالعمل اجرایی، ارائه شدند تا در فازهای بعدی مبنای توسعه نرمافزار و آموزش قرار گیرند.
محصول این فاز، یک بسته جامع شامل موارد زیر بود:
- نقشه و مستندات کامل فرایندهای فعلی و بهینهشده
- ماتریس اولویتبندی، شاخصهای کلیدی عملکرد و گایدلاین طراحی فرایندها
- مجموعهٔ شناسنامههای اجرایی برای هر فرایند
- توصیههای فنی برای استقرار در نرمافزارهای سازمانی
این سند برای توسعهدهندگان نرمافزار نقش مرجع تعیینکننده دارد و باعث کاهش خطا، دوبارهکاری و ناهماهنگی در مراحل استقرار خواهد شد.
استقرار / DEPLOY
در نهایت هارمونیک در کنار مدیران ارشد و کارشناسان سازمان، فاز اجرای تغییرات را با تمرکز بر انتقال دانش و تضمین پایداری تغییر پیش برد.
اقدامات کلیدی:
- ابلاغ و توضیح فرایندهای جدید به واحدهای اجرایی
- حضور مستمر در جلسات بازخورد و اصلاحات خرد
- آموزش یکی از اعضای کلیدی سازمان بهعنوان «متولی فرایند» برای نگهداشت و بهبود مداوم
- برگزاری جلسات تخصصی برای انتخاب شرکت مناسب توسعه نرمافزار
- نظارت بر جلسات فنی توسعه برای اطمینان از انطباق طراحی نرمافزار با فرایندهای هدف
نتایج
پس از استقرار فاز اول و سه ماه پایش عملیاتی، خروجیها چشمگیر بودند:
- ۸۳٪ کاهش، در نرخ ارسال اشتباه سفارشها
- ۷۸٪ کاهش، در میزان دوبارهکاری و فراموشی وظایف
- ۱۲٪ کاهش، در میانگین زمان وصول مطالبات
- ۲۶٪ کاهش، در خطاهای کنترل کیفی (QC)
- ۱۲٪ افزایش، در بهرهوری واحدهای غیرتولیدی